Cómo crear un formato de registro en Google Drive

  • Agosto 11, 2013

Alguna vez te ha pasado que hiciste un cambio en Google AdWords, agregaste un filtro en Google Analytics o simplemente modificaste el color/texto de un botón en tu sitio web, y meses después te gustaría saber en qué fecha lo hiciste, o mejor aún, por qué se hizo. Día a día nos vemos involucrados en la toma de decisiones para mejorar el rumbo de una empresa, sea a través de redes sociales, Google AdWords o nuestro favorito Google Analytics; ahora estas decisiones se transforman en acciones que realizamos cada determinado tiempo mismas que generan repercusiones en un futuro, y el tener un control de lo que hacemos en nuestro sitio o en el de nuestros clientes es algo súper importante, así que te vamos a compartir un método de trabajo que utilizamos en Lodyas para realizar esta actividad.

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bandeja de entrada de gmail1. Primero que nada vas a necesitar una cuenta en gmail o de preferencia que tu dominio este enlazado a Google Apps para empresas.
crear un formulario en google drive2. Una vez dentro de tu correo electrónico vamos a accesar a la sección de Google Drive.
Plantilla y título de una forma de google drive3. Ya en Google Drive crearemos una forma con datos básicos para llevar un registro de actividades; el título de tu forma puede ser “Registro de actividades en redes sociales”, “Modificaciones en Google AdWords”, “Movimientos en Google Analytics”, o si es posible, crear una que englobe todas éstas en una sola: “Registro de movimientos en internet”.

Después de introducir el título te permitirá escoger una plantilla predefinida con colores e imágenes para que tu forma sea más agradable a la vista, escoge la que más te guste. Igual esta forma permitirá incluir una breve descripción para que te ayude a recordar por qué la creaste o qué tipo de información deseas capturar.

forma de respuestas multiples en google drive4. Ahora que ya pasamos del título, descripción y plantilla entra lo bueno, los campos que deseas; para hacerte esto más fácil te pasaremos algunos de nuestros campos.
¿En qué sitio se realizó esta modificación? Utilizamos respuestas de opción múltiple y ponemos algunos sitios a los que damos servicio, así como, el sitio de lodyas, y al final de esta pregunta dejamos habilitada la opción de Agregar “otro”, por si en un futuro realizamos un cambio en un sitio que no tenemos agregado a la lista aun.

¿Qué tipo de movimiento se realizó? Esta pregunta la utilizamos para filtrar la información en una categoría, así sabremos qué tipo de cambio/movimiento estamos hablando, por ejemplo: Google AdWords, Google Analytics, social media, etcétera; aquí de nuevo habilitamos la opción de Agregar “otro”.

Favor de incluir detalles de código y enlaces sobre los movimientos realizados, así como el propósito (objetivo) de realizar estos cambios: Este es el campo más importante y mientras más específicos seamos más sencillo será en un futuro entender que hicimos y sobre todo el porqué; generalmente agregamos algún código o un enlace a un artículo/noticia sobre un nuevo método para realizar una actividad, así probamos nuevas técnicas para mejorar nuestra presencia en internet, mientras llevamos un registro por si en un futuro deseamos regresar, saber cómo hacerle.

¿Cuándo fue implementado este cambio? La idea del registro salió por la necesidad de llevar un control de actividades y sobre todo tener una fecha exacta de cada vez que realizamos un cambio importante dentro de nuestras actividades diarias.

enlace para compartir una forma de google drive5. Para finalizar la forma solo es necesario presionar enviar forma y listo la forma se creará y nos dará un enlace para poder compartirla, así mismo Google Drive nos preguntará si deseamos crear una hoja de cálculo con las respuestas, a lo cual contestamos “por supuesto que sí”.
hoja de cálculo para guardar respuestas en google drive6. El enlace de la forma yo recomiendo agregarlo a tus favoritos en internet o enviártelo por correo, esto porque las formas gratuitas de Google Drive generan un enlace muy confuso; en lodyas lo que hicimos fue crear un subdominio y redirigirlo a la forma de registro, así de una manera fácil y rápida ingresamos a ella desde cualquier lugar; es que no es lo mismo recordar:

https://docs.google.com/a/undominio.com/forms/d/1JC-gjzLfkuul9rVNgLmn3YDPPkg/viewform

Que recordar: http://cambios.conversiones.com (este enlace es de muestra, no redirige a la forma verdadera).

Si nos damos cuenta, sin necesidad de tener un hospedaje, hasta sin necesidad de tener un dominio podemos crear formularios de contacto gratuitos desde gmail o en su caso Google Apps para empresas, y estas formas podrán ser compartidas en tus redes sociales para recabar información de una manera gratuita.

Unos ejemplos de qué capturamos en nuestro formato de registro en Google Drive:

Agregue un event tracking al contact form 7 para que cada que manden la forma salga en Google Analytics.

Utilize este código: on_sent_ok: “_gaq.push([‘_trackEvent’, ‘Contact Form’, ‘Submit’]);”

Cree un filtro en Google Analytics en un perfil nuevo para renombrar todos los enlaces a minúsculas, esto para que no se cree contenido duplicado con diferente enlace.
Agregue más de 50 keywords negativos a (nombre de la campaña) por que no son relevantes al servicio; también agregue otros sitios a managed placements.
Agregue un código en el header.php para que no haga tracking Google Analytics cada qué acceso como administrador. Aconsejamos a los editores siempre accesar al sitio como administrador y luego revisar y/o publicar contenido para que no se vean reflejadas page views fantasmas.

Ahora que ya sabes cómo utilizamos el formato de registro en Google Drive te invitamos a crear tu propia forma y comenzar a llevar un registro de actividades en internet; recuerda que no tiene que ser exclusivamente un formato con información sobre movimientos en internet, podrías convertir la forma en:

a. diario personal.
b. registro de pagos/deudas (de deudas mejor no, que se preocupen los acreedores).
c. formato para capturar ventas o citas con clientes.
d. calendario de eventos o recordatorio de fechas importantes.

Las posibilidades son infinitas, y nos encantaría que nos dejaras un comentario sobre cómo piensas utilizar tu formato y si tienes tiempo; hasta que campos utilizaras. =)

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